方法概述

如何在極(ji)短時間(jian)內從幾百(bai)上千頁(ye)文件中(zhong)快速定位(wei)到(dao)待簽(qian)頁(ye)面、待簽(qian)位(wei)置(zhi)是決定工作效率的關鍵因素。

財務(wu)部門的同(tong)事們(men)，利用彩色小便簽，精準(zhun)定位(wei)、明(ming)確信(xin)息(xi)、分門別類(lei)，把便簽的作用發揮到了極(ji)致，完成了快速定位(wei)的作用。

操作流程

在粘(zhan)貼便(bian)簽(qian)條(tiao)時，要注意精準度，如(ru)需要用尺子比量每(mei)(mei)一(yi)張便(bian)簽(qian)條(tiao)粘(zhan)貼的(de)位置，在每(mei)(mei)一(yi)張便(bian)簽(qian)條(tiao)上注明總頁(ye)數(shu)和已簽(qian)頁(ye)數(shu)，再用不同顏色的(de)便(bian)簽(qian)條(tiao)標識(shi)每(mei)(mei)一(yi)類文件、簽(qian)字的(de)位置用鉛筆勾畫、便(bian)簽(qian)條(tiao)應該貼在上頁(ye)的(de)背面。

操作案例

2012年初，我被分配了一項“重要”工作——給董事長簽字的文件貼便簽條。“貼個便簽條就算重要工作了？”我偷笑著松了一口氣，漫不經心地開始動手操作。不到半小時完成任務，信心滿滿前去交卷，沒想到迎接我的卻是嚴厲的批評：“簽字的位置沒有用鉛筆勾畫出來！”“便簽條應該貼在上頁的背面，而不是當頁的正面!”“粘貼位置不一致，看起來雜亂無章!”“總頁數和已簽頁數沒有標注清楚!”“不同種類的文件要用不同顏色的便簽條進行區分!”……

看似簡單的工作竟被連續退回了5次！一遍又一遍的返工讓我頭昏腦漲、煩惱不已。看出了我心中的想法，領導耐心地說：“知道為什么讓你貼便簽條嗎？作用是什么？好處在哪里？”

帶(dai)著三分(fen)質疑和七分(fen)困(kun)惑我(wo)開始在字(zi)典、網(wang)絡(luo)上搜尋，便簽條的(de)作用無(wu)非是(shi)標(biao)注、備忘、提(ti)醒(xing)、分(fen)類，以(yi)提(ti)高工作效率(lv)，沒什么特別。但接下來做的(de)一(yi)個測算，卻(que)著實嚇了我(wo)一(yi)跳：

本次(ci)需(xu)(xu)(xu)簽(qian)字文(wen)件分(fen)3類，每(mei)(mei)類8份(fen)，共24份(fen)，每(mei)(mei)份(fen)簽(qian)10個字，共需(xu)(xu)(xu)簽(qian)240個字。如果(guo)不用(yong)便簽(qian)條標注，以平均厚度每(mei)(mei)份(fen)50頁計算(suan)，從頭翻到尾，再加上簽(qian)字，最快(kuai)也需(xu)(xu)(xu)3分(fen)鐘(zhong)，24份(fen)文(wen)件，也即1小時(shi)12分(fen)鐘(zhong)；如果(guo)按(an)照修改(gai)(gai)前的粘(zhan)貼方式，雖有標注但(dan)流于(yu)形式，不僅容易產(chan)生(sheng)漏簽(qian)，而且定位(wei)到頁后還需(xu)(xu)(xu)尋找簽(qian)字位(wei)置，每(mei)(mei)本約2分(fen)鐘(zhong)，共需(xu)(xu)(xu)48分(fen)鐘(zhong)；如果(guo)按(an)照修改(gai)(gai)后的標注方式，清(qing)晰明(ming)了(le)，能夠(gou)直接定位(wei)到簽(qian)字處，每(mei)(mei)本約1分(fen)鐘(zhong)，只需(xu)(xu)(xu)24分(fen)鐘(zhong)即可解決問題！總工作(zuo)量(liang)不變，標注是否(fou)清(qing)晰準確，工作(zuo)時(shi)間(jian)的差(cha)異居然(ran)接近50分(fen)鐘(zhong)！！！

看到我滿面羞愧地講述著測算結果，領導語重心長地說：“你的這一項簽字只不過董事長日常需處理文件的百分之一、千分之一，項目摘牌、合同簽訂、圖紙設計、融資貸款、審計報告、預算決算……樣樣都需要董事長親簽，一項工作多耗費50分鐘，10項就多耗費8個小時，如果效率不夠高，一天時間豈不就在簽字這樣的工作上耗費光了？永遠記住，花費我們一小時，節約領導十分鐘，是值得的！”

是啊，領導有(you)太多大事(shi)需要(yao)處理(li)，在(zai)我們力所能及的(de)范圍(wei)內，盡量(liang)減輕(qing)他的(de)負擔，擠出時間(jian)留(liu)給關乎企業生存發展(zhan)的(de)重(zhong)要(yao)決(jue)策事(shi)項，才真(zhen)正有(you)意(yi)義。想到(dao)這兒(er)，我端正態度、摒(bing)棄浮躁、重(zhong)新再來。用尺子比(bi)量(liang)每(mei)一(yi)張(zhang)便(bian)簽(qian)條粘貼的(de)位(wei)置，在(zai)每(mei)一(yi)張(zhang)便(bian)簽(qian)條上注明總頁數(shu)和已簽(qian)頁數(shu)，再用不同顏色的(de)便(bian)簽(qian)條標識每(mei)一(yi)類文件……經過大半天的(de)奮(fen)戰(zhan)，終于上交了一(yi)份滿意(yi)的(de)答卷。