方法概述

對(dui)工(gong)作會(hui)議中的主要內容尤其是重(zhong)要對(dui)話、重(zhong)大(da)事項、會(hui)議結(jie)果、相(xiang)關的解決辦法和行(xing)動(dong)計劃進行(xing)概括記錄(lu)，并進行(xing)歸檔、管(guan)理、查詢、問題(ti)追蹤和未來追溯。

操作流程

會議紀(ji)要閉環的標(biao)準動作：

記錄 整(zheng)理 提交(jiao) 追蹤 存檔(dang)

1.會議(yi)紀要記錄原則(ze)

（1）所有會(hui)(hui)議(yi)(yi)均需要做會(hui)(hui)議(yi)(yi)記錄(lu)，以方便相關信(xin)息的查詢和后續(xu)追蹤、落實(shi)；

（2）會議紀(ji)要(yao)(yao)需要(yao)(yao)如實(shi)記錄，對內容進行(xing)概括、總結，分類別(bie)或分項目記錄；

（3）會(hui)議(yi)紀要包含（但不僅(jin)限(xian)于）如下內容：會(hui)議(yi)的(de)基礎信息（時間、地點(dian)、與會(hui)人員）、主要內容以(yi)及(ji)議(yi)題、會(hui)議(yi)討論決定的(de)重(zhong)大(da)事項、會(hui)議(yi)決定的(de)行動(dong)計劃或改進措施。

2.會議紀要整理原則

（1）整理人員：

內部(bu)會議(yi)：由部(bu)門負責人指(zhi)定。

跨部門會議：參(can)與人員(yuan)自行安(an)排(pai)人員(yuan)跟進。

（2）整理要求：

標題采用(yong)微軟(ruan)雅(ya)黑(hei)5號字，加粗。

正文采用微軟雅黑5號(hao)字。

重點部分標紅加粗。

（3）重大會議(yi)的特(te)殊整(zheng)理流(liu)程：

重大會議(yi)定義：公司級(ji)并(bing)且與本(ben)部門或者本(ben)項(xiang)目密切相關的會議(yi)。

重(zhong)大會議(yi)的特殊流程：

結(jie)束之后需要(yao)組織參會(hui)人員(yuan)對(dui)會(hui)議(yi)(yi)中的重大議(yi)(yi)題(ti)進(jin)行討論，并將討論會(hui)記錄在(zai)會(hui)議(yi)(yi)紀要(yao)中。

討論形式(shi)：部門(men)內人員(yuan)輪流發言，會議召集人或(huo)會議記錄撰(zhuan)寫人員(yuan)做最后陳述。

3.會議紀要的提交原則

（1）會議紀要的整(zheng)理和提(ti)交(jiao)應在會議結束(shu)之后的一個工作(zuo)日內完成，提(ti)交(jiao)直屬(shu)領導審核(he)之后發(fa)給與(yu)會所有人員，并抄(chao)送部門負責人。

（2）會議紀要必(bi)須以郵件(jian)正文形式發(fa)給所有相關人員(yuan)。

（3）會議紀要中提及的文件(jian)（包括電腦圖、PPT、表格等）都必須以(yi)附(fu)件(jian)形式包含在郵件(jian)中。

4.會議紀要的追(zhui)蹤原(yuan)則

（1）會議(yi)紀要中(zhong)涉及的行動計劃(hua)及重要工作、遺(yi)留問題的追蹤由(you)會議(yi)發起人(ren)安排專(zhuan)人(ren)進(jin)行追蹤、反饋。

（2）會(hui)議(yi)若(ruo)產生需要追蹤的(de)問(wen)(wen)(wen)題(ti)(ti)子項，必(bi)須撰寫(xie)會(hui)議(yi)紀(ji)要問(wen)(wen)(wen)題(ti)(ti)追蹤表，提交部門(men)檔案管理員，直到就相關問(wen)(wen)(wen)題(ti)(ti)再次召開會(hui)議(yi)，解決相關問(wen)(wen)(wen)題(ti)(ti)，形成會(hui)議(yi)紀(ji)要，并提交部門(men)檔案管理員核銷問(wen)(wen)(wen)題(ti)(ti)之后才算閉環。

（3）會議紀(ji)要(yao)形(xing)成閉(bi)環之后(hou)才(cai)可歸檔。

5.歸檔管理

（1）歸檔(dang)管理的人員安排：

（a）部(bu)門設立檔(dang)案(an)管(guan)理(li)員(yuan)一(yi)職(zhi)，可由相(xiang)關人員(yuan)兼(jian)任。

（b）所有部門會議紀要(yao)，由檔案管理員進行(xing)歸檔管理。

（c）跨部門(men)會議的(de)歸檔(dang)管(guan)理視同（b）條。

（2）歸檔管理的(de)形式(shi)：以A4紙質形式(shi)存放于專用文件夾(jia)中，會(hui)議(yi)紀(ji)要(yao)按時間排序，文件夾(jia)首頁為(wei)目錄頁，按會(hui)議(yi)紀(ji)要(yao)標題首字母拼音排序。

（3）會議記錄(lu)的索引結構：

（a）索引表1：按照(zhao)會(hui)議紀要標題的首字母(mu)拼音(yin)排序(xu)；

索(suo)引表2：按照會議紀要提交(jiao)人的名字排序(xu)。

（b）主文件(jian)：按照會(hui)議召開(kai)的時間(jian)排序(xu)。

（4）會議紀要的查詢方式：

（a）按時間(jian)查(cha)詢(xun)：如果知道會議的召開時間(jian)，直接查(cha)詢(xun)主文(wen)件。

（b）按標題查(cha)詢：不清楚(chu)會(hui)議召開的(de)具(ju)體時間，從索引表(biao)中查(cha)詢標題首(shou)字母查(cha)詢主文(wen)件存放(fang)位置(zhi)。

（c）按提(ti)交人查詢：不(bu)清楚會議(yi)時間(jian)、標題，則可以從索引表2中按會議(yi)紀(ji)要提(ti)交人名字查詢主文件存放位置。

會議紀要(yao)內容的模塊化

操作案例

【電商管理后臺功能溝通會2013.09.10】會議(yi)紀要

1.會議時間(jian)：2013年9月10日(ri)星(xing)期(qi)二（16:00—17:30）。

2.會(hui)議地(di)點：電商(shang)第一會(hui)議室。

3.與(yu)會(hui)人員：陳秀(xiu)英(ying)、馬俊、王楊、李明(ming)升、滕愛華(hua)、張健等。

4.會議目的：講解電商整體管理后(hou)臺功能，溝通涉及實(shi)際(ji)操(cao)作(zuo)中(zhong)財(cai)務(wu)、運營相關流程(cheng)。

5.會議結論

補充：如果會議(yi)未(wei)(wei)產(chan)生遺留(liu)問題(ti)，此模塊中，注明未(wei)(wei)產(chan)生遺留(liu)問題(ti)。

6.遺留問題

7.會議內容：

（1）第三方(fang)平臺營銷思路分享(xiang)及(ji)方(fang)案(an)的溝通

（2）項目分工對(dui)接明(ming)細