方法概述

我是(shi)營銷部(bu)的客服人員，每日(ri)(ri)的主要工作(zuo)之一(yi)是(shi)向集團數(shu)據組和各部(bu)門領導匯報(bao)每日(ri)(ri)現場的銷售情況。我的基礎(chu)臺賬和數(shu)據都(dou)是(shi)EXCEL的工作(zuo)表格，但需(xu)要上報(bao)的內容或(huo)是(shi)文(wen)字，或(huo)是(shi)短信，固定的文(wen)字模(mo)板，只(zhi)需(xu)要更新數(shu)據部(bu)分的內容。一(yi)個一(yi)個地(di)復制(zhi)粘貼，日(ri)(ri)、周、月、年的數(shu)據很(hen)多，費時(shi)又不能保證準(zhun)確率(lv)，這(zhe)個時(shi)候(hou)使用郵(you)件合并就可(ke)以準(zhun)確、快(kuai)速地(di)完(wan)成任務(wu)。

郵(you)(you)件(jian)合并是WORD提供的(de)一(yi)項功(gong)能(neng)強(qiang)大(da)的(de)數據管理功(gong)能(neng)。它(ta)包(bao)括(kuo)一(yi)個WORD主文檔，含有(you)固定(ding)的(de)文字模(mo)板和(he)格式，還包(bao)括(kuo)一(yi)個EXCEL工作表，含有(you)那些變化(hua)的(de)各種數據，然(ran)后(hou)(hou)使用郵(you)(you)件(jian)合并功(gong)能(neng)在主文檔中插(cha)入變化(hua)的(de)EXCEL中的(de)信(xin)息，合成后(hou)(hou)的(de)完(wan)整文檔可以保(bao)存，可以打印(yin)，也可以以郵(you)(you)件(jian)的(de)形式發出去。

在我(wo)們(men)(men)(men)(men)客服(fu)的(de)(de)(de)日(ri)常(chang)工(gong)作(zuo)中(zhong)，除了報(bao)數據可(ke)(ke)以運用(yong)郵件(jian)(jian)合(he)并(bing)，其他方面也是(shi)可(ke)(ke)以廣(guang)泛使用(yong)郵件(jian)(jian)合(he)并(bing)的(de)(de)(de)。例(li)如(ru)：我(wo)們(men)(men)(men)(men)需(xu)要給成交的(de)(de)(de)客戶發催款(kuan)(kuan)函、入(ru)伙通知書等文件(jian)(jian)。以催款(kuan)(kuan)函為(wei)例(li)，信件(jian)(jian)內容都(dou)是(shi)固定不(bu)變的(de)(de)(de)文本，但(dan)每個客戶的(de)(de)(de)姓名、認購(gou)日(ri)期、認購(gou)房號、已付房款(kuan)(kuan)、剩余欠款(kuan)(kuan)等信息是(shi)需(xu)要一(yi)(yi)(yi)一(yi)(yi)(yi)對應的(de)(de)(de)。打印(yin)后手(shou)工(gong)填(tian)寫不(bu)正規(gui)，對客戶也不(bu)夠尊(zun)重；從EXCEL臺賬(zhang)中(zhong)復制粘貼也是(shi)比較容易出(chu)錯的(de)(de)(de)，更不(bu)用(yong)說還(huan)要一(yi)(yi)(yi)個一(yi)(yi)(yi)個地打印(yin)，如(ru)果(guo)需(xu)要郵寄大量的(de)(de)(de)催款(kuan)(kuan)函，這樣我(wo)們(men)(men)(men)(men)的(de)(de)(de)工(gong)作(zuo)量是(shi)相當巨大的(de)(de)(de)。但(dan)使用(yong)郵件(jian)(jian)合(he)并(bing)功能，我(wo)們(men)(men)(men)(men)按照操作(zuo)步驟設置好后，忙碌的(de)(de)(de)就只有打印(yin)機了。

操作流程

1.建立一個主(zhu)文檔(dang)。主(zhu)文檔(dang)就(jiu)是(shi)前面說的固定不(bu)變(bian)的信件內容。如：[ ]先生/女士：您于[ ]年[ ]月[ ]日認購了[ ]號房屋，已付(fu)[ ]元(yuan)，剩余欠(qian)款[ ]元(yuan)，請您……[ ]中每個客戶的信息(xi)內容是(shi)不(bu)同的，這就(jiu)需要一個含有這些數據(ju)的EXCEL 數據(ju)表(biao)，也就(jiu)是(shi)第二步。

使用郵件(jian)合(he)(he)并(bing)之前先(xian)建(jian)立主文檔，是(shi)一個(ge)很好的(de)(de)習(xi)慣(guan)。一方(fang)面可以(yi)考查預計(ji)中的(de)(de)工作(zuo)是(shi)否適合(he)(he)使用郵件(jian)合(he)(he)并(bing)；另一方(fang)面是(shi)主文檔的(de)(de)建(jian)立，為(wei)EXCEL數據(ju)表的(de)(de)建(jian)立或選擇提供了標(biao)準(zhun)和(he)思路，我(wo)們才知道EXCEL數據(ju)表需要準(zhun)備(bei)哪些信息。

2.建立(li)EXCEL數(shu)據表(biao)(biao)。按照第一步主文檔的內(nei)容，可以(yi)清楚地知道我們所(suo)要建立(li)的EXCEL數(shu)據表(biao)(biao)，應該包含(han)客(ke)戶(hu)的姓(xing)名(ming)、認(ren)購日期、認(ren)購房(fang)號、已付房(fang)款、剩余欠(qian)款等(deng)信息，只(zhi)要從(cong)臺(tai)賬(zhang)中抽出(chu)這幾列數(shu)據組(zu)成EXCEL數(shu)據表(biao)(biao)即可。

3.把EXCEL數據表合并到主文檔中。前面兩件事情都做好之后，就可以將EXCEL數據表中的相應字段合并到主文檔的固定內容之中了，一一對應地插入到主文檔的空白[ ]中。表格中每行一個客戶，有多少行，決定著主文檔生成的份數， 也就是多少封催款函。整個合并操作過程只需按照“郵件合并向導”一(yi)步一(yi)步進行，可以直接選擇完成并打印(yin)，使(shi)用非常輕(qing)松容易。隨(sui)便抽出幾張文檔檢查，客戶(hu)信(xin)息(xi)、認購(gou)日期(qi)、認購(gou)房號(hao)、已付房款、剩余欠款等(deng)所(suo)有的信(xin)息(xi)保證都是準確的。

執行效果

掌握了郵件合并，可以準確(que)、快捷、高(gao)效(xiao)地幫我們完成很多的工(gong)作，極大提高(gao)了工(gong)作效(xiao)率。