方法概述

如何(he)在極短(duan)時間內從幾(ji)百(bai)上(shang)千頁文件中快速定(ding)位到待簽頁面、待簽位置是決(jue)定(ding)工作效(xiao)率的關鍵(jian)因素。

財務部門的同事們(men)，利用(yong)彩色小便簽，精準定(ding)位、明確信(xin)息、分門別類，把便簽的作用(yong)發揮到了極(ji)致，完(wan)成了快速定(ding)位的作用(yong)。

操作流程

在(zai)(zai)粘(zhan)貼便(bian)簽(qian)(qian)條(tiao)時(shi)，要注意精準度，如(ru)需(xu)要用尺子(zi)比量每一(yi)(yi)張便(bian)簽(qian)(qian)條(tiao)粘(zhan)貼的位置，在(zai)(zai)每一(yi)(yi)張便(bian)簽(qian)(qian)條(tiao)上注明總(zong)頁(ye)數(shu)和已簽(qian)(qian)頁(ye)數(shu)，再用不同顏色(se)的便(bian)簽(qian)(qian)條(tiao)標識每一(yi)(yi)類文件(jian)、簽(qian)(qian)字的位置用鉛筆勾畫(hua)、便(bian)簽(qian)(qian)條(tiao)應該貼在(zai)(zai)上頁(ye)的背面(mian)。

操作案例

2012年初，我被分配了一項“重要”工作——給董事長簽字的文件貼便簽條。“貼個便簽條就算重要工作了？”我偷笑著松了一口氣，漫不經心地開始動手操作。不到半小時完成任務，信心滿滿前去交卷，沒想到迎接我的卻是嚴厲的批評：“簽字的位置沒有用鉛筆勾畫出來！”“便簽條應該貼在上頁的背面，而不是當頁的正面!”“粘貼位置不一致，看起來雜亂無章!”“總頁數和已簽頁數沒有標注清楚!”“不同種類的文件要用不同顏色的便簽條進行區分!”……

看似簡單的工作竟被連續退回了5次！一遍又一遍的返工讓我頭昏腦漲、煩惱不已。看出了我心中的想法，領導耐心地說：“知道為什么讓你貼便簽條嗎？作用是什么？好處在哪里？”

帶著(zhu)三分(fen)質疑和七分(fen)困惑(huo)我開始在字典(dian)、網絡上搜尋，便簽條的(de)作(zuo)用無非是標注、備忘、提(ti)醒、分(fen)類，以提(ti)高工作(zuo)效率，沒(mei)什么特別。但接下來做的(de)一(yi)個測算，卻著(zhu)實(shi)嚇了(le)我一(yi)跳：

本次需(xu)(xu)(xu)(xu)簽(qian)(qian)字(zi)(zi)文件分(fen)(fen)(fen)3類，每類8份(fen)(fen)(fen)，共(gong)24份(fen)(fen)(fen)，每份(fen)(fen)(fen)簽(qian)(qian)10個(ge)字(zi)(zi)，共(gong)需(xu)(xu)(xu)(xu)簽(qian)(qian)240個(ge)字(zi)(zi)。如(ru)果(guo)不用便(bian)簽(qian)(qian)條標(biao)注(zhu)(zhu)(zhu)，以平均厚(hou)度每份(fen)(fen)(fen)50頁(ye)計算，從頭翻到(dao)(dao)尾，再加上簽(qian)(qian)字(zi)(zi)，最快也(ye)需(xu)(xu)(xu)(xu)3分(fen)(fen)(fen)鐘(zhong)，24份(fen)(fen)(fen)文件，也(ye)即1小時12分(fen)(fen)(fen)鐘(zhong)；如(ru)果(guo)按照修(xiu)改前的粘貼方式(shi)，雖有(you)標(biao)注(zhu)(zhu)(zhu)但流于形(xing)式(shi)，不僅容易產生漏簽(qian)(qian)，而且定位(wei)到(dao)(dao)頁(ye)后(hou)還需(xu)(xu)(xu)(xu)尋找簽(qian)(qian)字(zi)(zi)位(wei)置，每本約2分(fen)(fen)(fen)鐘(zhong)，共(gong)需(xu)(xu)(xu)(xu)48分(fen)(fen)(fen)鐘(zhong)；如(ru)果(guo)按照修(xiu)改后(hou)的標(biao)注(zhu)(zhu)(zhu)方式(shi)，清晰(xi)明了，能夠直(zhi)接(jie)(jie)定位(wei)到(dao)(dao)簽(qian)(qian)字(zi)(zi)處，每本約1分(fen)(fen)(fen)鐘(zhong)，只需(xu)(xu)(xu)(xu)24分(fen)(fen)(fen)鐘(zhong)即可解(jie)決問(wen)題！總工作(zuo)量不變，標(biao)注(zhu)(zhu)(zhu)是否清晰(xi)準確，工作(zuo)時間的差異居然接(jie)(jie)近50分(fen)(fen)(fen)鐘(zhong)！！！

看到我滿面羞愧地講述著測算結果，領導語重心長地說：“你的這一項簽字只不過董事長日常需處理文件的百分之一、千分之一，項目摘牌、合同簽訂、圖紙設計、融資貸款、審計報告、預算決算……樣樣都需要董事長親簽，一項工作多耗費50分鐘，10項就多耗費8個小時，如果效率不夠高，一天時間豈不就在簽字這樣的工作上耗費光了？永遠記住，花費我們一小時，節約領導十分鐘，是值得的！”

是啊，領(ling)導有太多大(da)事(shi)需要(yao)處理(li)，在我們力所能及的(de)(de)范圍內，盡量減輕他的(de)(de)負(fu)擔，擠出時間留給關乎企業生存發展的(de)(de)重(zhong)要(yao)決策事(shi)項，才真正有意義(yi)。想到這兒，我端正態度、摒(bing)棄(qi)浮躁(zao)、重(zhong)新再來。用尺子比量每(mei)一(yi)張便簽條(tiao)粘(zhan)貼的(de)(de)位置(zhi)，在每(mei)一(yi)張便簽條(tiao)上注明總頁數(shu)和(he)已簽頁數(shu)，再用不同顏色的(de)(de)便簽條(tiao)標識(shi)每(mei)一(yi)類文件……經過大(da)半天的(de)(de)奮戰，終于上交了(le)一(yi)份滿意的(de)(de)答(da)卷。