方法概述

對工作會議(yi)中的(de)主(zhu)要(yao)(yao)內容尤其是重要(yao)(yao)對話、重大事項、會議(yi)結果、相關的(de)解決辦法和行動計劃進行概括記錄，并進行歸(gui)檔、管理(li)、查(cha)詢、問題追(zhui)蹤(zong)和未來追(zhui)溯。

操作流程

會(hui)議紀要閉環的標(biao)準動作：

記錄 整理 提(ti)交 追蹤(zong) 存檔(dang)

1.會議(yi)紀要記錄原則

（1）所(suo)有會(hui)議均需要做會(hui)議記(ji)錄，以(yi)方便相關信(xin)息的查詢(xun)和(he)后(hou)續(xu)追蹤、落實；

（2）會議紀要需(xu)要如實記錄(lu)，對內容進行概括、總(zong)結，分(fen)類別或分(fen)項目記錄(lu)；

（3）會議紀要包(bao)含（但不僅限(xian)于）如下內容(rong)：會議的(de)基礎(chu)信息（時間(jian)、地點(dian)、與會人員）、主要內容(rong)以及議題、會議討論決定的(de)重(zhong)大事項(xiang)、會議決定的(de)行動計劃或改進措施(shi)。

2.會議紀要整(zheng)理(li)原則

（1）整理人員：

內部會議：由部門負(fu)責人指(zhi)定。

跨部門會議(yi)：參與人員自行安排人員跟進。

（2）整理要求：

標題采用微軟雅黑(hei)5號(hao)字，加粗。

正文采用微(wei)軟雅(ya)黑5號字(zi)。

重點部分標紅加粗。

（3）重大會議的(de)特殊整理流程(cheng)：

重(zhong)大會議(yi)定義：公(gong)司級并且與(yu)本部門(men)或者本項目(mu)密切相(xiang)關的(de)會議(yi)。

重大會議的特(te)殊流程：

結束之后需要(yao)組(zu)織參會(hui)(hui)人員對(dui)會(hui)(hui)議中的(de)重(zhong)大議題(ti)進行討論，并將討論會(hui)(hui)記錄在會(hui)(hui)議紀要(yao)中。

討論形式(shi)：部門(men)內人(ren)員輪流發言，會議召集人(ren)或會議記錄撰寫人(ren)員做(zuo)最后陳述。

3.會議紀要的提交原則(ze)

（1）會(hui)議(yi)紀要的整理和(he)提(ti)交(jiao)應在會(hui)議(yi)結束(shu)之(zhi)后的一個工作日內(nei)完(wan)成，提(ti)交(jiao)直屬領導審核之(zhi)后發給與會(hui)所有人員，并抄送部門負責人。

（2）會議紀要必須(xu)以(yi)郵件正文(wen)形式發給所有相關人(ren)員。

（3）會議紀要中提及(ji)的文(wen)件(jian)（包括電腦圖、PPT、表格等）都必(bi)須以附(fu)件(jian)形式(shi)包含在郵件(jian)中。

4.會(hui)議紀要的追蹤原則

（1）會(hui)議紀要(yao)中涉及的行動計劃及重要(yao)工作、遺(yi)留問題的追蹤由會(hui)議發(fa)起人(ren)安排專人(ren)進行追蹤、反饋。

（2）會(hui)(hui)議(yi)若產生需要(yao)(yao)追(zhui)蹤(zong)的(de)問(wen)(wen)題(ti)子項(xiang)，必須撰寫(xie)會(hui)(hui)議(yi)紀要(yao)(yao)問(wen)(wen)題(ti)追(zhui)蹤(zong)表，提交部門(men)檔案(an)管理員，直到(dao)就相(xiang)關問(wen)(wen)題(ti)再次(ci)召開會(hui)(hui)議(yi)，解決相(xiang)關問(wen)(wen)題(ti)，形(xing)成會(hui)(hui)議(yi)紀要(yao)(yao)，并提交部門(men)檔案(an)管理員核(he)銷問(wen)(wen)題(ti)之后才算閉環。

（3）會議紀要形成閉環(huan)之(zhi)后(hou)才可歸檔。

5.歸檔管理

（1）歸檔管理的人員安排(pai)：

（a）部(bu)門設立檔(dang)案管理員一職，可由相關人員兼任(ren)。

（b）所有部門會(hui)議紀要，由檔案管(guan)理員進行歸檔管(guan)理。

（c）跨部門會(hui)議的歸檔管理視同（b）條(tiao)。

（2）歸檔(dang)管理的(de)形(xing)式(shi)：以A4紙質形(xing)式(shi)存放于專用文件夾(jia)中，會議紀要按時間排(pai)序(xu)，文件夾(jia)首(shou)頁(ye)為目錄(lu)頁(ye)，按會議紀要標題首(shou)字母(mu)拼音(yin)排(pai)序(xu)。

（3）會議記(ji)錄的索引結構：

（a）索引表1：按照會議紀要標題(ti)的首字母(mu)拼音排序；

索引表2：按(an)照會議紀要提交人的名字排序。

（b）主文(wen)件：按照會(hui)議召開(kai)的(de)時間排序。

（4）會(hui)議紀要(yao)的查詢方式(shi)：

（a）按時間查詢(xun)(xun)：如(ru)果知道會議(yi)的召(zhao)開(kai)時間，直接查詢(xun)(xun)主文件。

（b）按標題(ti)查(cha)詢：不清楚會議召開(kai)的具體時間(jian)，從(cong)索引表中查(cha)詢標題(ti)首字母查(cha)詢主文件存放位置。

（c）按提交人查(cha)詢：不清(qing)楚(chu)會(hui)議(yi)時間、標題(ti)，則可以(yi)從索引表2中按會(hui)議(yi)紀要提交人名字查(cha)詢主文件存放位置。

會(hui)議紀要內容的模塊化

操作案例

【電商管(guan)理后臺功能溝通會2013.09.10】會議紀要(yao)

1.會(hui)議時間(jian)：2013年9月10日星期二（16:00—17:30）。

2.會(hui)(hui)議地(di)點：電商第一會(hui)(hui)議室(shi)。

3.與會人員：陳秀英(ying)、馬(ma)俊、王楊、李明升、滕愛(ai)華、張(zhang)健等。

4.會議目的：講解(jie)電商整(zheng)體管理后臺功能(neng)，溝通涉及實際操作中財務、運營相(xiang)關流程。

5.會議結論

補充：如果會議未產生(sheng)遺留(liu)(liu)問(wen)題(ti)(ti)，此模(mo)塊中，注明未產生(sheng)遺留(liu)(liu)問(wen)題(ti)(ti)。

6.遺留問題

7.會議內容：

（1）第三方(fang)平臺營銷思(si)路(lu)分享及方(fang)案的溝通

（2）項目(mu)分(fen)工(gong)對接明細