方法概述

我(wo)(wo)是營銷部的(de)(de)(de)(de)客服人員，每(mei)日的(de)(de)(de)(de)主要(yao)工作(zuo)(zuo)之一是向集團數(shu)(shu)據(ju)組和各部門領(ling)導匯報每(mei)日現場的(de)(de)(de)(de)銷售(shou)情況。我(wo)(wo)的(de)(de)(de)(de)基礎(chu)臺賬和數(shu)(shu)據(ju)都(dou)是EXCEL的(de)(de)(de)(de)工作(zuo)(zuo)表格，但需要(yao)上(shang)報的(de)(de)(de)(de)內容或是文(wen)(wen)字，或是短(duan)信，固定的(de)(de)(de)(de)文(wen)(wen)字模板，只需要(yao)更新數(shu)(shu)據(ju)部分(fen)的(de)(de)(de)(de)內容。一個(ge)一個(ge)地復制粘貼，日、周、月、年的(de)(de)(de)(de)數(shu)(shu)據(ju)很多，費時又(you)不能保證準確(que)(que)率，這個(ge)時候使用郵(you)件合并就(jiu)可(ke)以(yi)準確(que)(que)、快速地完成任(ren)務。

郵件合并(bing)是WORD提(ti)供的一(yi)項功能強(qiang)大的數據(ju)管理(li)功能。它包括(kuo)一(yi)個WORD主文(wen)(wen)檔(dang)，含有(you)固定的文(wen)(wen)字模板和格式(shi)(shi)，還(huan)包括(kuo)一(yi)個EXCEL工(gong)作(zuo)表，含有(you)那些變(bian)化(hua)的各(ge)種數據(ju)，然后使用(yong)郵件合并(bing)功能在主文(wen)(wen)檔(dang)中插入變(bian)化(hua)的EXCEL中的信息，合成后的完(wan)整(zheng)文(wen)(wen)檔(dang)可以(yi)保存，可以(yi)打印(yin)，也可以(yi)以(yi)郵件的形式(shi)(shi)發(fa)出去。

在我(wo)們(men)(men)(men)客服的(de)日常工(gong)作(zuo)中，除了(le)報數據可(ke)以運用(yong)郵件(jian)合并，其他(ta)方面也(ye)是(shi)(shi)(shi)(shi)可(ke)以廣泛使用(yong)郵件(jian)合并的(de)。例如(ru)：我(wo)們(men)(men)(men)需(xu)要(yao)給(gei)成交(jiao)的(de)客戶(hu)(hu)發催(cui)款函(han)(han)、入伙(huo)通(tong)知(zhi)書等(deng)文(wen)件(jian)。以催(cui)款函(han)(han)為例，信件(jian)內容(rong)都(dou)是(shi)(shi)(shi)(shi)固(gu)定不(bu)變的(de)文(wen)本，但(dan)每個(ge)客戶(hu)(hu)的(de)姓名、認購日期、認購房號、已(yi)付房款、剩余欠款等(deng)信息是(shi)(shi)(shi)(shi)需(xu)要(yao)一(yi)一(yi)對應的(de)。打(da)印后手工(gong)填寫不(bu)正規，對客戶(hu)(hu)也(ye)不(bu)夠尊重(zhong)；從(cong)EXCEL臺(tai)賬中復制(zhi)粘貼也(ye)是(shi)(shi)(shi)(shi)比較容(rong)易出錯的(de)，更不(bu)用(yong)說還要(yao)一(yi)個(ge)一(yi)個(ge)地打(da)印，如(ru)果需(xu)要(yao)郵寄大(da)量的(de)催(cui)款函(han)(han)，這樣我(wo)們(men)(men)(men)的(de)工(gong)作(zuo)量是(shi)(shi)(shi)(shi)相(xiang)當巨(ju)大(da)的(de)。但(dan)使用(yong)郵件(jian)合并功能，我(wo)們(men)(men)(men)按照操(cao)作(zuo)步驟設置(zhi)好后，忙碌的(de)就只有打(da)印機(ji)了(le)。

操作流程

1.建立一(yi)個主文檔。主文檔就是前面(mian)說的(de)固定(ding)不變的(de)信件內容(rong)。如(ru)：[ ]先生/女(nv)士：您(nin)于[ ]年[ ]月[ ]日認購(gou)了[ ]號房屋，已付[ ]元(yuan)，剩余欠(qian)款(kuan)[ ]元(yuan)，請您(nin)……[ ]中每個客戶(hu)的(de)信息內容(rong)是不同的(de)，這(zhe)(zhe)就需(xu)要一(yi)個含(han)有(you)這(zhe)(zhe)些數據的(de)EXCEL 數據表，也(ye)就是第(di)二步。

使(shi)用(yong)郵件(jian)合(he)并之前先建立主文(wen)檔，是(shi)一個(ge)很(hen)好的習(xi)慣。一方面可以考查(cha)預(yu)計中的工作(zuo)是(shi)否適合(he)使(shi)用(yong)郵件(jian)合(he)并；另一方面是(shi)主文(wen)檔的建立，為EXCEL數據(ju)表(biao)的建立或選擇提(ti)供了標準(zhun)和思路，我們才知道EXCEL數據(ju)表(biao)需(xu)要準(zhun)備哪些信息(xi)。

2.建立(li)EXCEL數(shu)據(ju)表(biao)。按照第一步(bu)主文檔的(de)內容，可(ke)以(yi)清楚地(di)知道我們所要建立(li)的(de)EXCEL數(shu)據(ju)表(biao)，應該包含客戶的(de)姓(xing)名、認購日期、認購房號、已(yi)付房款(kuan)、剩余欠(qian)款(kuan)等(deng)信息(xi)，只要從臺賬中抽(chou)出這幾列數(shu)據(ju)組成EXCEL數(shu)據(ju)表(biao)即可(ke)。

3.把EXCEL數據表合并到主文檔中。前面兩件事情都做好之后，就可以將EXCEL數據表中的相應字段合并到主文檔的固定內容之中了，一一對應地插入到主文檔的空白[ ]中。表格中每行一個客戶，有多少行，決定著主文檔生成的份數， 也就是多少封催款函。整個合并操作過程只需按照“郵件合并向導”一步(bu)一步(bu)進(jin)行，可(ke)以直接選擇完成(cheng)并打印，使用非常輕松容(rong)易。隨便(bian)抽出幾(ji)張(zhang)文檔(dang)檢查，客戶信息、認購日期、認購房(fang)號、已付(fu)房(fang)款、剩(sheng)余欠款等所(suo)有的(de)信息保證都是準(zhun)確的(de)。

執行效果

掌握了郵件(jian)合并，可(ke)以準確、快捷、高效地幫我們完成(cheng)很多的工作，極大提高了工作效率。