以前

場景一：會(hui)(hui)(hui)議(yi)室(shi)真的(de)(de)很難訂。下周(zhou)一安排(pai)了(le)(le)和供應商交流會(hui)(hui)(hui)，小(xiao)李(li)(li)周(zhou)四一早就來(lai)到(dao)(dao)公(gong)司，顧不上吃飯，就到(dao)(dao)前(qian)臺排(pai)隊等(deng)著(zhu)訂會(hui)(hui)(hui)議(yi)室(shi)，在小(xiao)李(li)(li)前(qian)面已(yi)經有(you)3個人在等(deng)著(zhu)了(le)(le)。8點(dian)鐘，前(qian)臺MM來(lai)了(le)(le)，拿出會(hui)(hui)(hui)議(yi)室(shi)登記本，依次登記，等(deng)輪到(dao)(dao)小(xiao)李(li)(li)一看，下周(zhou)一的(de)(de)會(hui)(hui)(hui)議(yi)室(shi)已(yi)經訂完了(le)(le)，真是欲哭(ku)無淚，只(zhi)好再到(dao)(dao)別(bie)的(de)(de)樓(lou)層排(pai)隊碰運(yun)氣(qi)。

場景二：一般人我不告訴他。領導臨時要開一個碰頭會，吩咐小李找個會議室，小李樓上樓下跑了幾圈，汗流浹背，問候了所有前臺美女，時間過了半個小時，還是沒有找到會議室，只好求助于“會議室預訂達人”帥哥小(xiao)王(wang)，小(xiao)王(wang)拿起電話：

“張美女，21層有空會議室嗎？”“沒有。”

“劉美女，22層有會議室嗎？”“都用著。”

“陳美女，23層有會議室嗎？”“等等啊，我幫你看看領導還開會不。”

1分鐘后，“2會領導會議取消了，你來用吧，我給你留著。”

謝(xie)天謝(xie)地，終(zhong)于找到會議室了，暗暗發誓(shi)，一定要想辦(ban)法和前臺MM搞好關系。

改變

根據集團領導“全面實現信息化管理”的工作要求，會議室預訂系統作為一個重要的信息化項目列入研發計劃，我很榮幸接到了這項任務。“要做就做最好”是每一個萬達人做(zuo)事的態度，既然要做(zuo)，我(wo)們(men)就要做(zuo)最好用的會(hui)議(yi)室預(yu)(yu)訂(ding)系(xi)統，我(wo)們(men)不(bu)僅(jin)要能(neng)在(zai)(zai)電腦上(shang)預(yu)(yu)訂(ding)會(hui)議(yi)室，我(wo)們(men)還(huan)能(neng)在(zai)(zai)手機(ji)上(shang)預(yu)(yu)訂(ding)；不(bu)僅(jin)在(zai)(zai)公司(si)能(neng)預(yu)(yu)訂(ding)會(hui)議(yi)室，在(zai)(zai)家(jia)里、上(shang)班路上(shang)、任(ren)何(he)地(di)方也都能(neng)預(yu)(yu)訂(ding)會(hui)議(yi)室。

項目開(kai)始之初(chu)，項目小組參(can)觀了(le)幾(ji)個(ge)兄(xiong)弟公(gong)司，吸收他們(men)的(de)(de)經驗和(he)教訓；與行政部領(ling)導、前臺會議(yi)(yi)室(shi)管理(li)員(yuan)、各部門(men)員(yuan)工溝通交流(liu)，從不同的(de)(de)用(yong)戶角度聽(ting)取他們(men)對(dui)會議(yi)(yi)室(shi)預訂系統的(de)(de)需求，特(te)別是集團行政部領(ling)導，多次和(he)我們(men)一起進行需求和(he)方案(an)的(de)(de)討論，從會議(yi)(yi)室(shi)使用(yong)和(he)管理(li)的(de)(de)角度提出了(le)許多有(you)益(yi)的(de)(de)建議(yi)(yi)；在信息管理(li)中(zhong)心內部廣發英(ying)雄帖，有(you)相關經驗的(de)(de)同事也紛(fen)紛(fen)獻計(ji)獻策。綜(zong)合各方需求和(he)建議(yi)(yi)，我們(men)確定了(le)會議(yi)(yi)室(shi)管理(li)系統的(de)(de)初(chu)步(bu)方案(an)。

集團信息中心(xin)總經理朱戰(zhan)備和行政(zheng)部(bu)總經理姜國(guo)洲多次聽(ting)取匯報(bao)，并(bing)作出(chu)了一些方向性的指示(shi)：

“本樓層的人員應該可以優先使用本樓層的會議室……”

“需要有一定的管理手段，保證會議室有效使用……”

“對違規使用會議室人員，需要有一定處罰措施，督促他們合理使用會議室資源……”

“操作方式要讓用戶使用起來更方便，用戶的體驗是最重要的……”

“細節決定成敗”，信(xin)息(xi)管理中心副總經(jing)理羅震(zhen)全程關注和指導(dao)，要求項目(mu)(mu)組(zu)對每(mei)(mei)一(yi)(yi)個(ge)細(xi)節仔細(xi)推敲，每(mei)(mei)一(yi)(yi)項功能(neng)、頁(ye)面(mian)每(mei)(mei)一(yi)(yi)種配色、每(mei)(mei)一(yi)(yi)處文字(zi)的(de)(de)字(zi)體(ti)及大小、每(mei)(mei)一(yi)(yi)個(ge)按鈕(niu)的(de)(de)位置、每(mei)(mei)一(yi)(yi)個(ge)提(ti)示信(xin)息(xi)都反復進(jin)行優化(hua)調(diao)整。經(jing)過項目(mu)(mu)組(zu)全體(ti)人員的(de)(de)努力，萬(wan)達集(ji)(ji)團(tuan)會議室(shi)預訂系統于(yu)10月份開始正式在(zai)集(ji)(ji)團(tuan)上線使(shi)用(yong)，憑借技術先進(jin)性、使(shi)用(yong)的(de)(de)方(fang)便(bian)性、功能(neng)的(de)(de)完(wan)備性，會議室(shi)預訂系統很快在(zai)全集(ji)(ji)團(tuan)得到推廣，獲得了一(yi)(yi)致(zhi)好評。

會議室預訂系統的宣傳口號：“搖一搖，輕松預訂；掃一掃，快速簽到。”

現在

場景一(yi)：訂會議(yi)(yi)室就是這么簡單。下周(zhou)一(yi)要和供應商交流，小李周(zhou)四早上來到公司，坐在餐(can)廳，悠閑地吃(chi)著早餐(can)，看到8點會議(yi)(yi)室預訂開放(fang)時間到了(le)，邊(bian)吃(chi)肉餅邊(bian)打開手機，1分鐘后，成功預訂了(le)下周(zhou)一(yi)的(de)會議(yi)(yi)室。

場景二(er)：領(ling)導自己搖。領(ling)導臨時(shi)安(an)排(pai)一個碰頭會(hui)(hui)，吩咐(fu)小李找(zhao)個會(hui)(hui)議室，小李不(bu)(bu)慌不(bu)(bu)忙，拿(na)出手(shou)機，輕輕一搖，馬上找(zhao)到(dao)一個會(hui)(hui)議室并成功預訂，領(ling)導一看，行了，以后不(bu)(bu)用你找(zhao)會(hui)(hui)議室了，我(wo)自己搖吧(ba)。

會(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)室(shi)(shi)預訂(ding)系統(tong)(tong)讓所有人(ren)隨(sui)時(shi)看(kan)到每(mei)個(ge)會(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)室(shi)(shi)的(de)使(shi)(shi)用情況，方便用戶在會(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)室(shi)(shi)空閑(xian)時(shi)及時(shi)使(shi)(shi)用，極大地提高(gao)了會(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)室(shi)(shi)的(de)使(shi)(shi)用效率(lv)，根據(ju)我們對10月份會(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)室(shi)(shi)使(shi)(shi)用效率(lv)的(de)統(tong)(tong)計，以每(mei)個(ge)工(gong)作(zuo)日8個(ge)小時(shi)有效工(gong)作(zuo)時(shi)間基數計算(suan)(suan)，集(ji)團(tuan)會(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)室(shi)(shi)的(de)使(shi)(shi)用效率(lv)高(gao)達83%。根據(ju)我們的(de)抽樣調查(cha)，會(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)室(shi)(shi)預訂(ding)系統(tong)(tong)上(shang)線前，每(mei)個(ge)員工(gong)平(ping)均每(mei)周花(hua)費在找會(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)室(shi)(shi)的(de)時(shi)間至少在15分(fen)鐘以上(shang)，按照集(ji)團(tuan)1000名(ming)員工(gong)計算(suan)(suan)，每(mei)周15000分(fen)鐘，每(mei)月超過60000分(fen)鐘，相當于(yu)5個(ge)人(ren)一(yi)個(ge)月的(de)工(gong)作(zuo)量。不(bu)算(suan)(suan)不(bu)知道，一(yi)算(suan)(suan)嚇一(yi)跳，小小會(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)室(shi)(shi)預訂(ding)系統(tong)(tong)至少能為(wei)集(ji)團(tuan)節省5個(ge)人(ren)力的(de)工(gong)作(zuo)量，按照集(ji)團(tuan)員工(gong)的(de)平(ping)均工(gong)資計算(suan)(suan)，每(mei)年(nian)上(shang)百萬。

會議(yi)(yi)室(shi)預訂(ding)系(xi)統上線前(qian)，每(mei)層的(de)(de)(de)會議(yi)(yi)室(shi)管(guan)理員每(mei)天必須早上8點前(qian)來到(dao)公司，為(wei)(wei)大家預訂(ding)會議(yi)(yi)室(shi)，每(mei)天有(you)約一半的(de)(de)(de)時間忙(mang)于(yu)接聽找會議(yi)(yi)室(shi)的(de)(de)(de)電話，安(an)排協(xie)調會議(yi)(yi)室(shi)的(de)(de)(de)使用，會議(yi)(yi)室(shi)預訂(ding)系(xi)統上線后，除了處理一些特(te)殊(shu)需求外，基本不(bu)再為(wei)(wei)會議(yi)(yi)室(shi)管(guan)理花費太多的(de)(de)(de)時間，可以有(you)更多的(de)(de)(de)時間來處理領導交辦的(de)(de)(de)其他工作。

對來(lai)萬達(da)(da)的訪客來(lai)說，會(hui)議(yi)(yi)室預訂(ding)(ding)(ding)系(xi)(xi)統是他們首先(xian)有機會(hui)接(jie)觸到(dao)的信息系(xi)(xi)統，毫(hao)不夸(kua)張地說，會(hui)議(yi)(yi)室預訂(ding)(ding)(ding)系(xi)(xi)統在一(yi)定程度上(shang)代(dai)表了企(qi)業的IT形象。當一(yi)個(ge)合作伙(huo)伴的人員來(lai)公司交流(liu)，看到(dao)我們搖一(yi)搖預訂(ding)(ding)(ding)會(hui)議(yi)(yi)室、掃一(yi)掃進(jin)行簽到(dao)，對我們的會(hui)議(yi)(yi)室預訂(ding)(ding)(ding)系(xi)(xi)統給(gei)予很高的評價時，作為萬達(da)(da)人，我驕傲(ao)；作為萬達(da)(da)信息人，我更自豪。會(hui)議(yi)(yi)室預訂(ding)(ding)(ding)系(xi)(xi)統集(ji)團總部成(cheng)功(gong)運用后，下(xia)一(yi)步將向所有下(xia)屬公司推(tui)廣，以切實提高整個(ge)集(ji)團的行政辦公效(xiao)率。