以前

場(chang)景一：會(hui)(hui)(hui)議室真(zhen)的很難訂。下周(zhou)一安排(pai)了和供應(ying)商交(jiao)流會(hui)(hui)(hui)，小(xiao)李周(zhou)四一早就(jiu)來到(dao)公司，顧(gu)不上吃飯，就(jiu)到(dao)前臺排(pai)隊等(deng)著訂會(hui)(hui)(hui)議室，在小(xiao)李前面已(yi)(yi)經有3個人在等(deng)著了。8點鐘，前臺MM來了，拿(na)出會(hui)(hui)(hui)議室登記本，依次登記，等(deng)輪到(dao)小(xiao)李一看(kan)，下周(zhou)一的會(hui)(hui)(hui)議室已(yi)(yi)經訂完了，真(zhen)是欲哭(ku)無(wu)淚，只好再到(dao)別的樓(lou)層排(pai)隊碰(peng)運氣。

場景二：一般人我不告訴他。領導臨時要開一個碰頭會，吩咐小李找個會議室，小李樓上樓下跑了幾圈，汗流浹背，問候了所有前臺美女，時間過了半個小時，還是沒有找到會議室，只好求助于“會議室預訂達人”帥哥小(xiao)王(wang)，小(xiao)王(wang)拿起電話：

“張美女，21層有空會議室嗎？”“沒有。”

“劉美女，22層有會議室嗎？”“都用著。”

“陳美女，23層有會議室嗎？”“等等啊，我幫你看看領導還開會不。”

1分鐘后，“2會領導會議取消了，你來用吧，我給你留著。”

謝(xie)(xie)天謝(xie)(xie)地，終(zhong)于找到會議室了，暗(an)暗(an)發誓，一(yi)定要想辦法和前臺MM搞好(hao)關(guan)系。

改變

根據集團領導“全面實現信息化管理”的工作要求，會議室預訂系統作為一個重要的信息化項目列入研發計劃，我很榮幸接到了這項任務。“要做就做最好”是每一個萬達人(ren)做(zuo)事的(de)態(tai)度，既然(ran)要(yao)做(zuo)，我們(men)就要(yao)做(zuo)最好用的(de)會(hui)議(yi)室預(yu)(yu)訂系統，我們(men)不僅要(yao)能(neng)在(zai)電腦上(shang)預(yu)(yu)訂會(hui)議(yi)室，我們(men)還(huan)能(neng)在(zai)手機上(shang)預(yu)(yu)訂；不僅在(zai)公司能(neng)預(yu)(yu)訂會(hui)議(yi)室，在(zai)家(jia)里(li)、上(shang)班路(lu)上(shang)、任何地方也都能(neng)預(yu)(yu)訂會(hui)議(yi)室。

項(xiang)目開始之初，項(xiang)目小組參(can)觀(guan)了幾個兄弟公司，吸收他(ta)們(men)(men)(men)的(de)(de)經驗和(he)教訓；與行政部(bu)領導、前(qian)臺會(hui)議(yi)(yi)(yi)室(shi)管(guan)理(li)員(yuan)、各部(bu)門(men)員(yuan)工溝(gou)通(tong)交流，從不同(tong)的(de)(de)用戶角度聽取他(ta)們(men)(men)(men)對會(hui)議(yi)(yi)(yi)室(shi)預訂系統的(de)(de)需(xu)求(qiu)，特別(bie)是集(ji)團行政部(bu)領導，多(duo)次和(he)我們(men)(men)(men)一起進(jin)行需(xu)求(qiu)和(he)方案的(de)(de)討論，從會(hui)議(yi)(yi)(yi)室(shi)使(shi)用和(he)管(guan)理(li)的(de)(de)角度提出了許(xu)多(duo)有(you)益的(de)(de)建議(yi)(yi)(yi)；在信息管(guan)理(li)中心(xin)內部(bu)廣發英雄帖，有(you)相關經驗的(de)(de)同(tong)事也(ye)紛紛獻計獻策。綜合各方需(xu)求(qiu)和(he)建議(yi)(yi)(yi)，我們(men)(men)(men)確(que)定了會(hui)議(yi)(yi)(yi)室(shi)管(guan)理(li)系統的(de)(de)初步方案。

集團(tuan)信息(xi)中心總經理朱戰備和行政部總經理姜(jiang)國(guo)洲多次聽取匯報(bao)，并作出了一些(xie)方向性的指示：

“本樓層的人員應該可以優先使用本樓層的會議室……”

“需要有一定的管理手段，保證會議室有效使用……”

“對違規使用會議室人員，需要有一定處罰措施，督促他們合理使用會議室資源……”

“操作方式要讓用戶使用起來更方便，用戶的體驗是最重要的……”

“細節決定成敗”，信(xin)息(xi)管理(li)中(zhong)心副總經理(li)羅(luo)震(zhen)全(quan)(quan)程關注和指導，要求項目組(zu)(zu)對每(mei)一個(ge)細節仔細推敲，每(mei)一項功能、頁面每(mei)一種配色、每(mei)一處文字的(de)字體及大小、每(mei)一個(ge)按(an)鈕的(de)位置、每(mei)一個(ge)提示信(xin)息(xi)都反復(fu)進(jin)行優化調整。經過(guo)項目組(zu)(zu)全(quan)(quan)體人員(yuan)的(de)努力，萬達(da)集(ji)團會(hui)議室預訂系(xi)統于(yu)10月份(fen)開始正式在集(ji)團上線(xian)使用，憑借技術先進(jin)性(xing)、使用的(de)方便性(xing)、功能的(de)完(wan)備性(xing)，會(hui)議室預訂系(xi)統很快在全(quan)(quan)集(ji)團得到推廣(guang)，獲得了一致好(hao)評。

會議室預訂系統的宣傳口號：“搖一搖，輕松預訂；掃一掃，快速簽到。”

現在

場(chang)景一：訂會議(yi)室(shi)就是這么簡單。下周一要和供應商交流(liu)，小(xiao)李周四早上(shang)來(lai)到公司，坐(zuo)在餐廳，悠閑(xian)地吃著早餐，看到8點會議(yi)室(shi)預訂開放時間到了(le)，邊(bian)吃肉餅邊(bian)打開手(shou)機，1分鐘(zhong)后，成功(gong)預訂了(le)下周一的(de)會議(yi)室(shi)。

場景二：領(ling)導自己搖(yao)。領(ling)導臨時安(an)排(pai)一個(ge)(ge)碰頭會(hui)(hui)，吩(fen)咐小李找(zhao)個(ge)(ge)會(hui)(hui)議(yi)室(shi)(shi)，小李不慌不忙，拿出(chu)手機，輕(qing)輕(qing)一搖(yao)，馬上找(zhao)到一個(ge)(ge)會(hui)(hui)議(yi)室(shi)(shi)并成功預訂，領(ling)導一看，行了(le)，以后不用你找(zhao)會(hui)(hui)議(yi)室(shi)(shi)了(le)，我自己搖(yao)吧。

會(hui)議(yi)(yi)(yi)室(shi)預(yu)(yu)訂系(xi)統(tong)(tong)讓所有(you)(you)人(ren)隨時(shi)看(kan)到每(mei)個會(hui)議(yi)(yi)(yi)室(shi)的(de)(de)(de)(de)使(shi)(shi)用(yong)情況，方(fang)便用(yong)戶在(zai)會(hui)議(yi)(yi)(yi)室(shi)空閑(xian)時(shi)及時(shi)使(shi)(shi)用(yong)，極大(da)地提(ti)高了(le)會(hui)議(yi)(yi)(yi)室(shi)的(de)(de)(de)(de)使(shi)(shi)用(yong)效(xiao)率(lv)，根據(ju)我(wo)們對10月(yue)份會(hui)議(yi)(yi)(yi)室(shi)使(shi)(shi)用(yong)效(xiao)率(lv)的(de)(de)(de)(de)統(tong)(tong)計(ji)，以(yi)每(mei)個工(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)日8個小時(shi)有(you)(you)效(xiao)工(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)時(shi)間基數計(ji)算(suan)，集(ji)團會(hui)議(yi)(yi)(yi)室(shi)的(de)(de)(de)(de)使(shi)(shi)用(yong)效(xiao)率(lv)高達83%。根據(ju)我(wo)們的(de)(de)(de)(de)抽(chou)樣調(diao)查，會(hui)議(yi)(yi)(yi)室(shi)預(yu)(yu)訂系(xi)統(tong)(tong)上(shang)線(xian)前，每(mei)個員工(gong)(gong)(gong)(gong)平均每(mei)周花費在(zai)找會(hui)議(yi)(yi)(yi)室(shi)的(de)(de)(de)(de)時(shi)間至少(shao)在(zai)15分鐘(zhong)以(yi)上(shang)，按照集(ji)團1000名員工(gong)(gong)(gong)(gong)計(ji)算(suan)，每(mei)周15000分鐘(zhong)，每(mei)月(yue)超過60000分鐘(zhong)，相當于5個人(ren)一個月(yue)的(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)量。不算(suan)不知(zhi)道(dao)，一算(suan)嚇一跳(tiao)，小小會(hui)議(yi)(yi)(yi)室(shi)預(yu)(yu)訂系(xi)統(tong)(tong)至少(shao)能為集(ji)團節省5個人(ren)力的(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)量，按照集(ji)團員工(gong)(gong)(gong)(gong)的(de)(de)(de)(de)平均工(gong)(gong)(gong)(gong)資計(ji)算(suan)，每(mei)年上(shang)百萬(wan)。

會議室(shi)(shi)(shi)預訂系統上(shang)線前(qian)，每層的(de)(de)會議室(shi)(shi)(shi)管(guan)理(li)員每天必(bi)須早上(shang)8點(dian)前(qian)來到公司，為(wei)大家預訂會議室(shi)(shi)(shi)，每天有約(yue)一(yi)半(ban)的(de)(de)時(shi)(shi)間(jian)忙于接聽找會議室(shi)(shi)(shi)的(de)(de)電話，安排協調會議室(shi)(shi)(shi)的(de)(de)使(shi)用，會議室(shi)(shi)(shi)預訂系統上(shang)線后(hou)，除(chu)了(le)處理(li)一(yi)些(xie)特殊需求外，基本不再為(wei)會議室(shi)(shi)(shi)管(guan)理(li)花(hua)費太多(duo)的(de)(de)時(shi)(shi)間(jian)，可(ke)以有更多(duo)的(de)(de)時(shi)(shi)間(jian)來處理(li)領(ling)導交辦的(de)(de)其他工作。

對(dui)來(lai)(lai)萬(wan)達的(de)訪客來(lai)(lai)說，會(hui)議(yi)室(shi)預(yu)訂(ding)(ding)(ding)系統(tong)是他們首先(xian)有機會(hui)接(jie)觸到的(de)信(xin)息(xi)(xi)系統(tong)，毫(hao)不夸張地說，會(hui)議(yi)室(shi)預(yu)訂(ding)(ding)(ding)系統(tong)在一定程度上(shang)代(dai)表了(le)企業(ye)的(de)IT形象。當一個(ge)合作(zuo)伙伴的(de)人員(yuan)來(lai)(lai)公(gong)司交流，看到我們搖(yao)一搖(yao)預(yu)訂(ding)(ding)(ding)會(hui)議(yi)室(shi)、掃一掃進(jin)行簽到，對(dui)我們的(de)會(hui)議(yi)室(shi)預(yu)訂(ding)(ding)(ding)系統(tong)給(gei)予(yu)很高(gao)的(de)評(ping)價(jia)時，作(zuo)為(wei)萬(wan)達人，我驕傲；作(zuo)為(wei)萬(wan)達信(xin)息(xi)(xi)人，我更自豪(hao)。會(hui)議(yi)室(shi)預(yu)訂(ding)(ding)(ding)系統(tong)集團(tuan)總部成功運用后，下一步將向所有下屬(shu)公(gong)司推廣，以切(qie)實提高(gao)整個(ge)集團(tuan)的(de)行政辦公(gong)效率。