概述
如何在極短時間內(nei)從幾(ji)百上千頁文件中(zhong)快速定(ding)位到待簽頁面、待簽位置是決定(ding)工(gong)作效率的關鍵因素。
財務的(de)同事們，利用彩色小便簽(qian)，精準定位(wei)、明確信(xin)息(xi)、分(fen)門別類，把(ba)便簽(qian)的(de)作用發揮到(dao)了(le)極致，完成了(le)快(kuai)速定位(wei)的(de)作用。
操作流程
用尺(chi)子比量每一張(zhang)便簽(qian)條(tiao)粘貼的位置，在(zai)每一張(zhang)便簽(qian)條(tiao)上注(zhu)明總頁(ye)數(shu)和已簽(qian)頁(ye)數(shu)，再用不同(tong)顏色的便簽(qian)條(tiao)標示每一類文(wen)件。
案例
2012年初，我被分配了一項“重要”工作——給董事長簽字的文件貼便簽條。“貼個便簽條就算重要工作了？”我偷笑著松了一口氣，漫不經心地開始動手操作。不到半小時完成任務，信心滿滿前去交卷，沒想到迎接我的卻是嚴厲的批評： “簽字的位置沒有用鉛筆勾畫出來！”“便簽條應該貼在上頁的背面，而不是當頁的正面!”“粘貼位置不一致，看起來雜亂無章!”“總頁數和已簽頁數沒有標注清楚!”“不同種類的文件要用不同顏色的便簽條進行區分!”……
看似簡單的工作竟被連續退回了五次！一遍又一遍的返工讓我頭昏腦漲、煩惱不已。看出了我心中的想法，領導耐心地說：“知道為什么讓你貼便簽條嗎，作用是什么？好處在哪里？”
帶著(zhu)三分(fen)(fen)質疑和七分(fen)(fen)困惑我開(kai)始(shi)在字典(dian)、網絡(luo)上搜(sou)尋(xun)，便簽條的(de)作用無非是標(biao)注、備忘、提醒、分(fen)(fen)類，以提高工作效率，沒什么特別。但(dan)接下來做的(de)一個測算，卻著(zhu)實嚇了(le)我一跳：
本次需(xu)(xu)簽(qian)(qian)字(zi)(zi)文件分3類(lei)，每類(lei)8份，共24份，每份簽(qian)(qian)10個(ge)字(zi)(zi)，共需(xu)(xu)簽(qian)(qian)220個(ge)字(zi)(zi)。如(ru)果(guo)(guo)不用便(bian)簽(qian)(qian)條(tiao)標注(zhu)，以平(ping)均厚度每份50頁計(ji)算， 從(cong)頭翻到尾(wei)，再加上(shang)簽(qian)(qian)字(zi)(zi)，最快也需(xu)(xu)3分鐘(zhong)，24份文件，也即(ji)1小時12分鐘(zhong)；如(ru)果(guo)(guo)按照修改前(qian)的粘貼(tie)方(fang)式(shi)(shi)，雖(sui)有標注(zhu)但流于形式(shi)(shi)，不僅容易產生漏(lou)簽(qian)(qian)，而且定位到頁后還需(xu)(xu)尋找(zhao)簽(qian)(qian)字(zi)(zi)位置，每本約2分鐘(zhong)，共需(xu)(xu)48分鐘(zhong)；如(ru)果(guo)(guo)按照修改后的標注(zhu)方(fang)式(shi)(shi)，清(qing)晰明了，能(neng)夠直接定位到簽(qian)(qian)字(zi)(zi)處，每本約1分鐘(zhong)，只需(xu)(xu)24分鐘(zhong)即(ji)可解決問題！總工作量不變，標注(zhu)是(shi)否(fou)清(qing)晰準確，工作時間(jian)的差異居然接近(jin)50分鐘(zhong)！！！
看到我滿面羞愧地講述著測算結果，領導語重心長地說：“你的這一項簽字只不過董事長日常需處理文件的百分之一、千分之一，項目摘牌、合同簽訂、圖紙設計、融資貸款、審計報告、預算決算……樣樣都需要董事長親簽，一項工作多耗費50分鐘，十項就多耗費8個小時，如果效率不夠高，一天時間豈不就在簽字這樣的工作上耗費光了？永遠記住，花費我們一小時，節約領導十分鐘，是值得的！”
是(shi)啊，領導(dao)有太(tai)多大事需要(yao)處理(li)，在我(wo)們(men)力所能及的范圍內，盡量(liang)(liang)減(jian)輕(qing)他的負擔，擠(ji)出(chu)時間留給(gei)關乎(hu)企業生存(cun)發(fa)展的重(zhong)(zhong)要(yao)決策(ce)事項(xiang)，才(cai)真(zhen)正有意(yi)義。想到這兒，我(wo)端正態(tai)度、摒棄浮(fu)躁(zao)、重(zhong)(zhong)新(xin)再(zai)來。用尺(chi)子(zi)比量(liang)(liang)每(mei)(mei)一張便簽(qian)條(tiao)(tiao)粘(zhan)貼的位(wei)置，在每(mei)(mei)一張便簽(qian)條(tiao)(tiao)上注(zhu)明總頁數和已簽(qian)頁數，再(zai)用不同顏色(se)的便簽(qian)條(tiao)(tiao)標示每(mei)(mei)一類文件……經過大半天的奮戰(zhan)，終于上交了一份滿意(yi)的答(da)卷。