概述

如(ru)何在極短(duan)時間內從幾(ji)百上千頁文件中快速定位到(dao)待(dai)簽頁面、待(dai)簽位置(zhi)是(shi)決(jue)定工作(zuo)效率的(de)關鍵(jian)因素。

財(cai)務的同事們，利用彩色小(xiao)便(bian)簽，精準(zhun)定位、明確信息(xi)、分門別(bie)類，把便(bian)簽的作(zuo)用發揮到(dao)了極(ji)致，完成了快速定位的作(zuo)用。

操作流程

用尺子比量每一(yi)(yi)(yi)張便(bian)簽條(tiao)粘貼的(de)位置，在(zai)每一(yi)(yi)(yi)張便(bian)簽條(tiao)上注明總頁數(shu)和已簽頁數(shu)，再用不同顏色的(de)便(bian)簽條(tiao)標示每一(yi)(yi)(yi)類文件。

案例

2012年初，我被分配了一項“重要”工作——給董事長簽字的文件貼便簽條。“貼個便簽條就算重要工作了？”我偷笑著松了一口氣，漫不經心地開始動手操作。不到半小時完成任務，信心滿滿前去交卷，沒想到迎接我的卻是嚴厲的批評： “簽字的位置沒有用鉛筆勾畫出來！”“便簽條應該貼在上頁的背面，而不是當頁的正面!”“粘貼位置不一致，看起來雜亂無章!”“總頁數和已簽頁數沒有標注清楚!”“不同種類的文件要用不同顏色的便簽條進行區分!”……

看似簡單的工作竟被連續退回了五次！一遍又一遍的返工讓我頭昏腦漲、煩惱不已。看出了我心中的想法，領導耐心地說：“知道為什么讓你貼便簽條嗎，作用是什么？好處在哪里？”

帶著三分質(zhi)疑和七分困惑我開始在字典、網絡上搜尋，便簽條的作(zuo)用(yong)無非(fei)是標注(zhu)、備(bei)忘、提醒(xing)、分類，以提高工(gong)作(zuo)效率(lv)，沒什么(me)特別(bie)。但接下來(lai)做的一個測算，卻著實嚇了我一跳：

本次需(xu)(xu)簽(qian)字(zi)文(wen)(wen)件分(fen)(fen)3類(lei)，每(mei)(mei)類(lei)8份(fen)，共(gong)24份(fen)，每(mei)(mei)份(fen)簽(qian)10個字(zi)，共(gong)需(xu)(xu)簽(qian)220個字(zi)。如(ru)果不用便簽(qian)條(tiao)標(biao)注(zhu)，以平均厚度每(mei)(mei)份(fen)50頁(ye)計算， 從頭翻到尾，再加上簽(qian)字(zi)，最快(kuai)也需(xu)(xu)3分(fen)(fen)鐘(zhong)(zhong)，24份(fen)文(wen)(wen)件，也即(ji)1小時12分(fen)(fen)鐘(zhong)(zhong)；如(ru)果按照修(xiu)改(gai)前的(de)粘貼方式，雖(sui)有標(biao)注(zhu)但(dan)流于形式，不僅容易產(chan)生漏簽(qian)，而且定(ding)位到頁(ye)后(hou)還需(xu)(xu)尋找(zhao)簽(qian)字(zi)位置，每(mei)(mei)本約2分(fen)(fen)鐘(zhong)(zhong)，共(gong)需(xu)(xu)48分(fen)(fen)鐘(zhong)(zhong)；如(ru)果按照修(xiu)改(gai)后(hou)的(de)標(biao)注(zhu)方式，清晰(xi)明(ming)了，能夠(gou)直(zhi)接定(ding)位到簽(qian)字(zi)處，每(mei)(mei)本約1分(fen)(fen)鐘(zhong)(zhong)，只需(xu)(xu)24分(fen)(fen)鐘(zhong)(zhong)即(ji)可解決問題！總工作量(liang)不變，標(biao)注(zhu)是否清晰(xi)準確，工作時間的(de)差異居然接近(jin)50分(fen)(fen)鐘(zhong)(zhong)！！！

看到我滿面羞愧地講述著測算結果，領導語重心長地說：“你的這一項簽字只不過董事長日常需處理文件的百分之一、千分之一，項目摘牌、合同簽訂、圖紙設計、融資貸款、審計報告、預算決算……樣樣都需要董事長親簽，一項工作多耗費50分鐘，十項就多耗費8個小時，如果效率不夠高，一天時間豈不就在簽字這樣的工作上耗費光了？永遠記住，花費我們一小時，節約領導十分鐘，是值得的！”

是(shi)啊，領導有(you)太多大事(shi)需要處理，在我們力所(suo)能(neng)及的(de)(de)范(fan)圍內，盡量減輕他的(de)(de)負(fu)擔，擠出時間(jian)留給(gei)關乎企業生存發展的(de)(de)重(zhong)要決策事(shi)項，才真(zhen)正(zheng)有(you)意義。想到這兒，我端正(zheng)態度、摒棄浮躁(zao)、重(zhong)新(xin)再(zai)來。用尺子比量每(mei)一(yi)張便簽(qian)(qian)條粘貼(tie)的(de)(de)位(wei)置，在每(mei)一(yi)張便簽(qian)(qian)條上(shang)注明總頁數(shu)和(he)已簽(qian)(qian)頁數(shu)，再(zai)用不同(tong)顏色的(de)(de)便簽(qian)(qian)條標示每(mei)一(yi)類文件……經過大半天的(de)(de)奮戰，終于(yu)上(shang)交了一(yi)份滿意的(de)(de)答(da)卷。