概述

郵件(jian)合(he)并是WORD提供(gong)的一項功能強大(da)的數據(ju)管理功能。它包括(kuo)一個WORD主文(wen)(wen)(wen)檔(dang)，含有固定的文(wen)(wen)(wen)字模板和格式(shi)，還包括(kuo)一個EXCEL工作(zuo)表，含有那(nei)些變(bian)化的各種數據(ju)，然(ran)后(hou)使用郵件(jian)合(he)并功能在主文(wen)(wen)(wen)檔(dang)中插入變(bian)化的EXCEL中的信息，合(he)成(cheng)后(hou)的完整文(wen)(wen)(wen)檔(dang)可以(yi)(yi)(yi)保存，可以(yi)(yi)(yi)打印，也可以(yi)(yi)(yi)以(yi)(yi)(yi)郵件(jian)的形式(shi)發出去。

操作流程

1.建(jian)立一個主(zhu)(zhu)文檔。主(zhu)(zhu)文檔就(jiu)是(shi)前面說的固定不(bu)變的信件(jian)內容。如：[  ]先(xian)生/女士(shi)：您(nin)于[  ]年[  ]月[  ]日認購了[  ]號房屋(wu)，已(yi)付(fu)[  ]元，剩余欠款(kuan)[  ]元，請您(nin)……[  ]中(zhong)每個客(ke)戶的信息(xi)內容是(shi)不(bu)同的，這就(jiu)需要一個含有這些數(shu)據的EXCEL數(shu)據表，也就(jiu)是(shi)第(di)二步。

使用郵件合并(bing)之前先建立(li)主文檔(dang)(dang)，是一(yi)個(ge)很好的(de)習慣。一(yi)方(fang)面可以考查預計中的(de)工(gong)作是否適合使用郵件合并(bing)；另(ling)一(yi)方(fang)面是主文檔(dang)(dang)的(de)建立(li)，為(wei)EXCEL數(shu)據(ju)表(biao)的(de)建立(li)或選(xuan)擇(ze)提(ti)供了標準(zhun)和思路，我們才(cai)知道EXCEL數(shu)據(ju)表(biao)需(xu)要準(zhun)備(bei)哪(na)些信(xin)息。

2.建(jian)立EXCEL數(shu)(shu)據(ju)表(biao)。按照第一步(bu)主(zhu)文(wen)檔(dang)的內(nei)容(rong)，可(ke)以(yi)清(qing)楚地知道(dao)我們(men)所要建(jian)立的EXCEL數(shu)(shu)據(ju)表(biao)，應該包含(han)客戶的姓名、認(ren)購(gou)日期、認(ren)購(gou)房號、已付房款、剩余欠(qian)款等信息，只要從臺賬中(zhong)抽(chou)出這幾列數(shu)(shu)據(ju)組成EXCEL數(shu)(shu)據(ju)表(biao)即可(ke)。

3.把EXCEL數據表合并到主文檔中。前面兩件事情都做好之后，就可以將EXCEL數據表中的相應字段合并到主文檔的固定內容之中了，一一對應地插入到主文檔的[  ]中。表格中每行一個客戶，有多少行，決定著主文檔生成的份數，也就是多少封催款函。整個合并操作過程只需按照“郵件合并向導”一步一步進行(xing)，可(ke)以直接選擇完成并打印，使用非常輕(qing)松容易。隨(sui)便抽出幾張文檔檢查(cha)，客戶信息、認(ren)購(gou)日期、認(ren)購(gou)房號(hao)、已付(fu)房款(kuan)(kuan)、剩余欠款(kuan)(kuan)等所有信息保證都(dou)是準確(que)的。

執行效果

掌(zhang)握了郵件合并，可以準確、快捷、高(gao)效地(di)幫我們完成很多的工作，極大(da)地(di)提高(gao)工作效率(lv)。