概述

郵件(jian)合并是WORD提供的(de)(de)一項功(gong)能(neng)(neng)強大的(de)(de)數據管(guan)理(li)功(gong)能(neng)(neng)。它包(bao)括(kuo)一個WORD主文檔，含有固(gu)定的(de)(de)文字模板和(he)格(ge)式(shi)，還(huan)包(bao)括(kuo)一個EXCEL工作(zuo)表，含有那些變化的(de)(de)各種數據，然后使用郵件(jian)合并功(gong)能(neng)(neng)在(zai)主文檔中插入變化的(de)(de)EXCEL中的(de)(de)信息(xi)，合成后的(de)(de)完整文檔可以保存，可以打印，也可以以郵件(jian)的(de)(de)形(xing)式(shi)發出(chu)去。

操作流程

1.建立一(yi)(yi)個主文(wen)檔。主文(wen)檔就是(shi)前面(mian)說的(de)固定不(bu)變的(de)信件內容。如：[  ]先生/女士(shi)：您于(yu)[  ]年[  ]月[  ]日(ri)認購了[  ]號(hao)房屋，已付[  ]元(yuan)(yuan)，剩余欠款[  ]元(yuan)(yuan)，請(qing)您……[  ]中每(mei)個客戶的(de)信息內容是(shi)不(bu)同的(de)，這(zhe)就需要一(yi)(yi)個含有這(zhe)些數(shu)據的(de)EXCEL數(shu)據表，也就是(shi)第二步。

使(shi)用郵(you)件(jian)(jian)合(he)并之前先建(jian)立(li)主(zhu)文檔(dang)(dang)，是一個(ge)很好的(de)(de)習(xi)慣。一方面(mian)可以考(kao)查預計中的(de)(de)工作是否適合(he)使(shi)用郵(you)件(jian)(jian)合(he)并；另(ling)一方面(mian)是主(zhu)文檔(dang)(dang)的(de)(de)建(jian)立(li)，為(wei)EXCEL數(shu)據(ju)表的(de)(de)建(jian)立(li)或選擇提供了(le)標準(zhun)和思路，我們(men)才(cai)知(zhi)道EXCEL數(shu)據(ju)表需要(yao)準(zhun)備哪些(xie)信息。

2.建立(li)(li)EXCEL數(shu)據(ju)(ju)表(biao)(biao)。按(an)照(zhao)第一步主文檔(dang)的內容，可(ke)以清楚地(di)知道我們所要建立(li)(li)的EXCEL數(shu)據(ju)(ju)表(biao)(biao)，應該包含客戶(hu)的姓名、認購日期、認購房(fang)號(hao)、已付房(fang)款(kuan)、剩余欠(qian)款(kuan)等(deng)信息，只要從臺賬中抽出(chu)這幾(ji)列數(shu)據(ju)(ju)組(zu)成EXCEL數(shu)據(ju)(ju)表(biao)(biao)即可(ke)。

3.把EXCEL數據表合并到主文檔中。前面兩件事情都做好之后，就可以將EXCEL數據表中的相應字段合并到主文檔的固定內容之中了，一一對應地插入到主文檔的[  ]中。表格中每行一個客戶，有多少行，決定著主文檔生成的份數，也就是多少封催款函。整個合并操作過程只需按照“郵件合并向導”一步(bu)一步(bu)進行，可以直接(jie)選擇完成并打印(yin)，使(shi)用非常輕松容(rong)易。隨便抽出幾張文檔檢(jian)查，客戶信息、認購日期(qi)、認購房號、已付房款、剩余(yu)欠款等所有(you)信息保證都是準(zhun)確(que)的。

執行效果

掌握(wo)了郵件合并(bing)，可以準確(que)、快捷、高效地幫我們完成很多(duo)的工作，極大地提高工作效率。