8天(tian)，辦成(cheng)一屆比肩春晚的年(nian)終(zhong)盛(sheng)宴，這(zhe)不能不說是一個(ge)(ge)奇(qi)(qi)跡，但是這(zhe)個(ge)(ge)奇(qi)(qi)跡，在(zai)萬(wan)達就真(zhen)的發生(sheng)了。這(zhe)是萬(wan)達人強大團隊戰斗力(li)、凝(ning)聚力(li)、執行力(li)的再次證(zheng)明(ming)！
開場舞(wu)《歡天喜(xi)地賀新春》
年會(hui)是萬(wan)達人一年一度的(de)(de)盛(sheng)(sheng)會(hui)，且一直以高規格、高水準(zhun)而聞名，是萬(wan)達人年終(zhong)的(de)(de)大(da)(da)Party。這樣一場盛(sheng)(sheng)大(da)(da)的(de)(de)活動(dong)，萬(wan)達已連(lian)續(xu)舉辦了20多屆，每年都要用大(da)(da)半年的(de)(de)時間進行籌備，計劃模塊節點272個，復雜程度遠超想象，是一項(xiang)集(ji)團級別的(de)(de)重大(da)(da)項(xiang)目工程。
2019年萬達集團年會，已(yi)經(jing)按照計劃(hua)籌(chou)備了8個(ge)月時間，一(yi)切似乎和往年一(yi)樣。沒有人意識到，一(yi)場(chang)前所未(wei)有的變(bian)化正(zheng)在悄然發生。
劇變：不眠夜
2020年(nian)(nian)1月2日16點(dian)，距離年(nian)(nian)會(hui)(hui)召開還(huan)有8天。按照工作(zuo)節點(dian)，年(nian)(nian)會(hui)(hui)會(hui)(hui)務交通組成員小張和其他成員一(yi)(yi)樣，已經到達北京西站(zhan)，準備踏上(shang)前往武(wu)漢的火車，開始年(nian)(nian)會(hui)(hui)現場籌備工作(zuo)。這是他第一(yi)(yi)次參加集團年(nian)(nian)會(hui)(hui)，心(xin)情既興奮又緊張。突然，一(yi)(yi)條來自微信(xin)群(qun)的消息，打亂了(le)所有的計(ji)劃。
“各位同事，接到集團最新通知，今年年會舉辦地點由武漢改至廣州，所有人不要上車，退票后盡快返回公司。”
小張瞬間恍惚了，不敢相信這是真的。當他看到微信群里，大家齊刷刷地回復“收到”時，他意識(shi)到，新的戰斗(dou)已(yi)經打(da)響了。
在所有會(hui)(hui)務組成員回總(zong)部的(de)路(lu)上，大家就已經開始迅速思考：廣州年會(hui)(hui)場地條件如何、舞臺是(shi)否需要重(zhong)新(xin)設計(ji)、當地租車公(gong)司有哪(na)些、會(hui)(hui)務手冊(ce)有哪(na)些要做出調整(zheng)。
這就(jiu)是萬達(da)人的執(zhi)行力，只要指令明確(que)，我(wo)們就(jiu)快速響應(ying)、堅決執(zhi)行。
與此同時，在總部大樓的B座21層6會議室，已經迅速成立了“臨時作戰室”。集(ji)團(tuan)人(ren)力資源管理(li)中心(xin)牽頭酒管、地產(chan)等相關單位(wei)、部門(men)，緊急梳理(li)年會(hui)地址由(you)武(wu)漢改到廣(guang)州后(hou)需要盡(jin)快調(diao)整的(de)重點事項，節目組、會(hui)議組、餐飲(yin)組等各組成員輪番匯報，討論調(diao)整方(fang)案。
剛從火車站趕回來的交通組組長一邊擦著汗，一邊匯報：“領導，交通組在回來的路上已經聯絡廣州當地同事對租車公司進行了詢價，今晚我們就將飛往廣州，定了明早與當地三家租車公司商務談判，確保車輛供應，請領導放心！”
會議組組長從門外進來，還沒等坐下，就急匆匆地說：“領導，因改址產生的會議物資物料等相關變化，已全部梳理完成，今晚審核定稿后就第一時間發給供應商，連夜制作，預計5天內運到廣州，絕不影響會議籌備進度！”
盡管變(bian)化來得(de)很快，但會務組動作更加(jia)迅捷有序，所有調整方案責任到(dao)人(ren)，當天銷項(xiang)。
“馬上確認！”“10分鐘內反饋！”“今天一定完成！”……在這(zhe)充滿變(bian)化的一天中，這(zhe)樣的話不知道說了多少遍。
在所有年會籌(chou)備(bei)調整(zheng)方案中(zhong)，最復雜的(de)莫過(guo)于舞(wu)(wu)臺方案。萬達(da)年會的(de)舞(wu)(wu)臺方案每年都是在年中(zhong)開(kai)始設計，經過(guo)集團領導(dao)5—6輪推敲審核，在12月份完成所有舞(wu)(wu)臺器械制作和(he)預搭建。由(you)于這(zhe)場突如其(qi)來的(de)變化，會務組緊(jin)急叫停了當天下午即(ji)將開(kai)往武漢(han)的(de)10輛運送物料的(de)貨車(che)。
由(you)于廣(guang)州酒(jiu)店(dian)現場大(da)宴會(hui)(hui)廳條件與武漢(han)酒(jiu)店(dian)差(cha)異(yi)巨(ju)大(da)，整體舞(wu)臺方案都(dou)要(yao)(yao)重新設計(ji)(ji)，且廣(guang)州酒(jiu)店(dian)沒有經過(guo)改造(zao)，宴會(hui)(hui)廳的電量(liang)峰值、頂部吊點、投影儀等都(dou)難(nan)(nan)以滿足晚會(hui)(hui)需(xu)要(yao)(yao)。如何在(zai)幾天時間內，做好(hao)需(xu)要(yao)(yao)半年完成的舞(wu)臺設計(ji)(ji)、酒(jiu)店(dian)改造(zao)等工(gong)作(zuo)，是擺在(zai)所有會(hui)(hui)務人(ren)員面前的難(nan)(nan)題。
當天晚(wan)上，集團人(ren)力聯合(he)酒店設(she)計(ji)院、安監部(bu)、導演組、舞臺搭建公司(si)一(yi)起，設(she)計(ji)、推翻、再設(she)計(ji)，經過一(yi)夜的(de)推演，終于設(she)計(ji)出(chu)(chu)了滿足廣州酒店現有條件，還可以確保晚(wan)會(hui)演出(chu)(chu)效果(guo)的(de)最優(you)方(fang)案。
新方案出來的時候，天已經蒙蒙亮了，很多人一夜未(wei)合眼。
1月2日，經過了(le)這(zhe)個不眠夜，真正的戰斗才剛剛開始。
推進：破萬難
1月(yue)3日上午，所有會務(wu)組成員(yuan)就(jiu)已經全部到(dao)達廣州(zhou)。調整方(fang)案(an)雖(sui)然確定，但是(shi)現場遇到(dao)的(de)新(xin)問題(ti)、新(xin)困難(nan)遠比(bi)設想要(yao)多。
首當其沖的就是演(yan)員住宿(su)(su)和排練。由于臨時改址(zhi)，數百(bai)名(ming)演(yan)職(zhi)人員的住宿(su)(su)都(dou)沒有(you)著落，同時，舞臺(tai)搭(da)建比原計劃晚了兩天，演(yan)員也沒有(you)彩排場地可用。
住宿組和(he)節目組通過網絡搜索、實地踩(cai)點、熟人(ren)推薦等方式多管齊下，半天內(nei)就調研了廣州文華(hua)酒店(dian)(dian)周(zhou)邊29家酒店(dian)(dian)，最終選定距(ju)離廣州文華(hua)酒店(dian)(dian)1公里的(de)酒店(dian)(dian)式公寓，以及(ji)距(ju)離酒店(dian)(dian)2公里的(de)彩排場地，并協(xie)調車輛(liang)在兩地間往返接送，保障了年會整體平穩運行。
為了保障參(can)(can)會代表(biao)能夠(gou)順(shun)利(li)入住(zhu)，酒店和住(zhu)宿組也(ye)面臨著繁重的客(ke)房(fang)清退溝通工作(zuo)(zuo)，一邊與原住(zhu)客(ke)做好退房(fang)溝通工作(zuo)(zuo)、一邊分批次安排參(can)(can)會代表(biao)住(zhu)宿，時間緊(jin)迫(po)，不能按照(zhao)常規做法處(chu)理，只能小步快跑，靈活應對。在保證(zheng)年會工作(zuo)(zuo)要求的前提下(xia)，也(ye)盡最大可能滿足業主(zhu)和顧(gu)客(ke)的利(li)益。
餐飲組面臨的挑戰更大。按照年會工作要求，總結表彰會后，大宴會廳要在15分鐘內，從650人的會議形式變為晚宴圓桌擺放。前期，武漢酒店的員工已培訓了幾個月，早已駕輕就熟。但廣州酒店2019年剛剛開業，兼職員工多，從餐飲總監到普通員工，翻臺經驗都是零。當1月4日第一次晚宴翻臺彩排時，時間遠超規定標準，且餐桌和物資擺放混亂，翻臺演練徹底變成了“翻車現場”。
現場布置一絲不茍
總(zong)結(jie)表(biao)彰會(hui)后，大宴會(hui)廳要(yao)在 15 分鐘內(nei)，從會(hui)議(yi)形式變(bian)為晚宴圓桌擺(bai)放年會(hui)
只有幾天時間，還來得(de)及嗎？
行動就是最好的答案。餐飲組立即組織加強培訓，白天場地要進行節目彩排，餐飲組就安排多次連夜模擬訓練，每天至少完成翻臺兩次。經過一次又一次的訓練，失誤越來越少，從“翻車現場”變得(de)齊齊整整。倒數第二次彩排時(shi)，終(zhong)于在(zai)規(gui)定時(shi)間內準確(que)無誤地(di)完成了翻臺，一(yi)張(zhang)張(zhang)圓桌如棋子般在(zai)宴(yan)會廳里分布，看得(de)人賞心悅目。
關于晚會(hui)節(jie)目籌(chou)備還有一(yi)(yi)個驚心動(dong)魄的小插(cha)曲。今年，AMC公(gong)司選(xuan)送的節(jie)目是(shi)由(you)三位美國演奏家表演的器樂(le)合奏，并在1月6日(ri)下午將背景音樂(le)視頻文件發給了節(jie)目組。經過集(ji)團領(ling)導審核，為達到最佳(jia)的演出(chu)效果(guo)，建議他們變更其中一(yi)(yi)首(shou)曲目。但此時，三人已(yi)上(shang)飛機，無法(fa)取得聯(lian)系(xi)。算上(shang)與美國的時差，三人落地后距離年會(hui)開始(shi)僅(jin)剩3天時間。雖(sui)然(ran)任務(wu)看似(si)不可能完成(cheng)，但節(jie)目組只有一(yi)(yi)個念(nian)頭(tou)：突破萬難，也一(yi)(yi)定(ding)要安排！
首先，節(jie)目組通過郵件通知演員曲目變更事(shi)宜(yi)，算好演奏家(jia)在東(dong)京轉機(ji)的(de)空當，電話溝通確認。又緊急通過Youtube搜索了(le)演奏家(jia)們之(zhi)前幾(ji)乎(hu)所有演出(chu)視頻(pin)，選出(chu)適(shi)合年會、大家(jia)耳熟(shu)能詳的(de)5首經(jing)典曲目。同時，節(jie)目組還提前預訂(ding)好了(le)最近的(de)、符(fu)合錄(lu)音(yin)條(tiao)件的(de)音(yin)樂棚，確保演奏家(jia)們到廣州后，第(di)一(yi)時間就可以進棚完成背(bei)景音(yin)樂的(de)錄(lu)制。
正是(shi)有了這一系列(lie)跑在時(shi)間前面的(de)極限操作，在演奏家(jia)們1月(yue)8日(ri)到達(da)當(dang)天，從中午12點到下午6點，錄(lu)音、縮混、LED制(zhi)作分屏、視頻導入、現場測試等(deng)諸多環節已經全部完成。晚上8點，彩排(pai)大幕拉開，新節目如期登(deng)臺，效果驚艷震(zhen)撼，節目組成員們不禁感嘆：所有努力都(dou)沒白費。
節目(mu)組為(wei)了(le)保(bao)證晚會(hui)效果，挖空(kong)心思(si)做(zuo)到極(ji)致。由于場(chang)地變動，廣州商(shang)管(guan)團(tuan)隊(dui)臨時代替武(wu)漢(han)團(tuan)隊(dui)，承擔了(le)《萬達之歌》大合唱的(de)節目(mu)。7個日日夜夜的(de)排練、調(diao)整，有的(de)演員嗓子(zi)啞了(le)，依然投(tou)入飽滿的(de)情緒(xu)用口型跟(gen)著排練。最終(zhong)，《萬達之歌》激情嘹亮，所有人都起身跟(gen)著唱，歌聲響徹全場(chang)，將晚會(hui)氣氛(fen)推向了(le)新(xin)的(de)高潮。
像這樣的(de)故(gu)事，在年會現場還有很多……
綻放：皆驚艷
經過近8天的(de)連夜奮戰，年會(hui)組織工作終(zhong)于(yu)步入正軌。最終(zhong)，年會(hui)精彩(cai)綻放(fang)，不僅保證了(le)大(da)會(hui)及晚宴環(huan)節井然有序、會(hui)務保障到位，還通(tong)過新(xin)增科技(ji)與(yu)藝術融合(he)的(de)晚會(hui)節目、在(zai)大(da)會(hui)環(huan)節豐富(fu)LED背板呈現效(xiao)果、用刷卡機取代餐券發放(fang)等手段，極大(da)地提(ti)升了(le)本次(ci)年會(hui)的(de)科技(ji)感和(he)參會(hui)體驗，得到了(le)集團董事長(chang)和(he)各級參會(hui)代表的(de)一致贊揚。
但(dan)是(shi)，我們都知道，在這成功的(de)背后(hou)，是(shi)一(yi)個(ge)又一(yi)個(ge)默默無聞(wen)、可歌可泣的(de)萬達人深沉的(de)背影……
有(you)的(de)人，為(wei)考察廣州當地和園區附近交通路線，走(zou)壞了兩(liang)雙皮(pi)鞋(xie)，5天瘦了10斤；
有(you)的人(ren)，為了準備大會(hui)和分系統(tong)會(hui)，連續兩晚沒休息，只能白(bai)天靠在(zai)椅背上打盹；
有的人，家(jia)就在廣州，幾公里的距離，卻沒回(hui)過家(jia)；
有的(de)人，在廣州(zhou)籌備8天(tian)，都沒(mei)顧上(shang)給家里5歲的(de)閨女(nv)回一個(ge)電(dian)話；
有位(wei)負責(ze)安保工作的領導，每天固定(ding)巡場到凌晨1點，定(ding)的鬧鐘是(shi)凌晨4點，這么短(duan)的睡眠時間里還(huan)經常被(bei)緊急電話叫醒(xing)好(hao)幾次。
8天，辦成一(yi)場比肩春(chun)晚的年終盛宴(yan)，這不(bu)能不(bu)說是一(yi)個奇跡，這個奇跡，在(zai)萬達就(jiu)真(zhen)的發生了。
這是萬達人強大團隊戰斗力(li)(li)、凝聚力(li)(li)、執(zhi)行力(li)(li)的再次證明！
萬(wan)達人，敢闖敢試(shi)從來(lai)不畏懼，
萬達人(ren)，遭遇(yu)挫折堅持不(bu)放棄，
萬達人，永遠保持旺盛生命力，
萬達人，鑄就百(bai)年企業新傳(chuan)奇！
下一個傳奇，我們還將共(gong)同鑄就(jiu)！